Geschäftskonto: Das musst du wissen
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- Ein Geschäftskonto ist ein Girokonto, das für geschäftliche Zwecke verwendet wird.
- Personengesellschaften müssen kein besonderes Geschäftskonto führen, Kapitalgesellschaften hingegen schon. Viele Banken verbieten die Nutzung des privaten Girokontos für geschäftliche Zwecke.
- Es ist wichtig, private von geschäftlichen Finanzen zu trennen.
- In der Auswahl des richtigen Geschäftskontos kommen neuartige Fintech-Unternehmen, Direkt- und klassische Filialbanken infrage. Je nach gewünschten Funktionen können die günstigeren Online-Angebote oder die etwas teureren Filial-Dienstleistungen passend sein.
- Achtung vor versteckten Kosten! Nicht nur die Kontoführungsgebühren sind von Relevanz, sondern ebenso die Kosten für Überweisungen, Bargeldeinzahlungen oder SEPA-Lastschrifteinzüge.
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- Werde dir bewusst, welche Bedürfnisse dein Geschäftskonto erfüllen soll: Um welche Art von Unternehmen handelt es sich?
- Wo geht es mit deinem Unternehmen hin – brauchst du vielleicht in Zukunft Team-Kreditkarten oder einen Fokus aufs internationale Geschäft? Einige Geschäftskonten bieten Extra-Funktionen, die auf wachsende Unternehmen zugeschnitten sind.
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Wer braucht ein Geschäftskonto?
Ein Geschäftskonto ist ein Girokonto zu rein unternehmerischen Zwecken. Das bedeutet, dass ein Geschäftskonto über ähnliche Funktionen und Eigenschaften wie ein normales Girokonto verfügt, aber explizit als Geschäftskonto ausgeschrieben ist. Gerade im Kontext der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ist die Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Zahlungsverkehr von großer Bedeutung. Aber für wen ist ein solches Geschäftskonto nun überhaupt notwendig?
Während Selbstständige und Freiberufler keinesfalls zur Eröffnung von einem Firmenkonto gezwungen werden, schreibt der Gesetzgeber als Kapitalgesellschaften fungierenden Unternehmern das Führen eines Geschäftskontos vor.
Wer muss nicht zwingend ein Geschäftskonto eröffnen?
Kleinunternehmer und Freiberufler müssen nicht notwendig ein Geschäftskonto eröffnen. Personengesellschaften hingegen sind Unternehmen, die aus mindestens zwei juristischen oder natürlichen Personen bestehen. Dazu zählen beispielsweise GbR (Gesellschaften bürgerlichen Rechts) oder KG (Kommanditgesellschaften). Personengesellschaften müssen nicht notwendigerweise ein Geschäftskonto eröffnen, für sie kommen auch Privatkonten infrage. Allerdings erlauben viele Banken die Verwendung von Privatkonten zu geschäftlichen Zwecken nicht.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer sind Gewerbetreibende oder Freiberufler, deren Einkünfte bestimmte Grenzen unterschreiten.Freiberufler
Bestimmte (“freie”) Berufe müssen kein Gewerbe anmelden und haben einen Sonderstatus. Dazu zählen zum Beispiel Ärzte, Schriftsteller oder Hebammen.GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
Die GbR ist die einfachste Form einer Personengesellschaft. Auf ihr bauen Rechtsformen mit spezifischen Anwendungen auf.OHG (Offene Handelsgesellschaft)
OHG sind Personengesellschaften, bei denen sich mindestens zwei Personen zusammentun, um eine Firma nach dem Handelsrecht zu betreiben.KG (Kommanditgesellschaft)
Auch KG sind Personenhandelsgesellschaften. Hier haftet mindestens ein Gesellschafter unbeschränkt und mindestens ein anderer lediglich beschränkt.Stille Gesellschaft
Stille Gesellschaften sind Personengesellschaften, die eher den Charakter eines Schuldverhältnisses haben.
Kapitalgesellschaften brauchen ein Geschäftskonto
Kapitalgesellschaften stellen im Gegensatz zu Personengesellschaften juristische Personen (also Personenvereinigungen mit rechtlicher Selbstständigkeit) dar. In Kapitalgesellschaften zusammengeschlossene Personen verfolgen einen gemeinsamen (meist wirtschaftlichen) Zweck. Für Kapitalgesellschaften ist es notwendig, ein Geschäftskonto zu eröffnen.
GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
Die GmbH ist die häufigste Art der Kapitalgesellschaften. Sie ist eine juristische Person nach dem Privatrecht.UG (Unternehmergesellschaft)
Die UG ist eine kleinere Variante der GmbH, die 2008 in Deutschland eingeführt wurde.GmbH & Co. KG (Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft)
Eine GmbH & Co. KG ist eine Kommanditgesellschaft (siehe oben), bei der eine GmbH der unbegrenzt haftende Gesellschafter ist.AG (Aktiengesellschaft)
Eine AG ist eine Kapitalgesellschaft, deren Grundkapital in Aktien zerlegt ist.KGaA (Kommanditgesellschaft auf Aktien)
Die KGaA vereint die Gesellschaftsformen der Aktiengesellschaft und der Kommanditgesellschaft.eG (eingetragene Genossenschaft)
Eine eG besteht aus mindestens drei Mitgliedern. Sie ist dem eingetragenen Verein (e. V.) ähnlich, nur dass hier ein wirtschaftliches Ziel verfolgt werden kann.
Die Frage, für welche Unternehmensform welche Konten möglich sind, ist also schnell beantwortet: Kapitalgesellschaften müssen immer ein Geschäftskonto eröffnen, während Personengesellschaften und Einzelunternehmer die Wahl zwischen einem Geschäftskonto und ihrem Privatkonto haben. Natürlich ist es auch für diese Unternehmensformen sinnvoll, private und geschäftliche Finanzen zu trennen.
Dies ist bei Kapitalgesellschaften darauf zurückzuführen, dass das Stammkapital auf ein Geschäftskonto eingezahlt wird, damit ein Notar das Unternehmen beim Handelsregister anmelden kann. Da aber wie erwähnt zahlreiche Banken die geschäftsmäßige Nutzung von privaten Girokonten untersagen, bietet sich auch für Personengesellschaften wie Freiberufler, KG oder GbR die Eröffnung eines Firmenkontos an.
Gerade für die Rechtsformen, die mehrere Gesellschafter umfassen, wie die OHG oder die GbR, ist die Einrichtung eines Firmenkontos ratsam, um sauber zwischen Privat- und Geschäftstransaktionen trennen zu können.
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Unterschiede zwischen Geschäftskonto vs. Privatkonto
Die Leistungen von einem Firmenkonto unterscheiden sich marginal von jenen eines privaten Girokontos. Der Unterschied besteht primär in der Ausweisung als Geschäftskonto. Wer ein günstiges Geschäftskonto eröffnet, profitiert von einigen Vorteilen.
So ist dieses spezielle Girokonto nötig, damit man seine privaten und geschäftlichen Transaktionen trennen kann. Dies ist für das Finanzamt von besonderer Bedeutung, da man der Nachweispflicht des geschäftlichen Zahlungsverkehrs unterliegt. Alles Unternehmerische muss demnach mit Quittungen belegt werden können. Private und geschäftliche Buchungen zu vermischen, ließe einen schnell den Überblick verlieren.
Ein weiterer Unterschied ist in den schärferen Verbraucherschutzbestimmungen für privat geführte Girokonten begründet. Für Banken gilt außerdem eine Aufbewahrungsfrist in Höhe von zehn Jahren bei Geschäftskonten, was bei Privatkonten nicht der Fall ist.
Die Hauptfunktionen eines Geschäftskontos unterscheiden sich nicht von denen eines Privatkontos. Überweisungen, Lastschriften oder Barauszahlungen und -einzahlungen sind bei beiden meist Teil des Leistungsumfangs. Zusätzlich werden aber vermehrt spezialisierte Funktionen bei Geschäftskonten angeboten. Dazu zählen zum Beispiel Verknüpfungen mit Steuersoftware, Unterkonten oder die Kategorisierung von Transaktionen.
Die 2 wichtigsten Faktoren bei einem Geschäftskonto
1. Rechtsform – GmbH, UG, Gbr?
Je nach Rechtsform des Unternehmens ist ein Geschäftskonto notwendig oder auch nicht. Die Aufzählungen oben zeigen auf, dass gewisse Rechtsformen die Eröffnung eines separaten Geschäftskontos erfordern und andere nicht. Die ersteren fallen unter den Begriff Kapitalgesellschaften, die letzteren hingegen unter Personengesellschaften.
Für Personengesellschaften, zum Beispiel Freiberufler, kann es deswegen vollkommen ausreichend sein, ein kostenloses Girokonto als Geschäftskonto zu führen und sich damit Kosten zu sparen. Kapitalgesellschaften, also beispielsweise Aktiengesellschaften, können sich diesen “Luxus” nicht erlauben.
Es ist des Weiteren sehr wichtig, im Vorhinein zu klären, ob die präferierte Bank Geschäftskonten für die eigene Rechtsform überhaupt anbietet. Gerade bei auf Startups ausgerichteten Fintechs kann die Enttäuschung am Ende des aufwendigen Eröffnungsprozesses lauern, dass das Geschäftskonto aufgrund der Gesellschaftsform des Unternehmens nicht eröffnet werden kann.
2. Filial- oder Direktbank
Derzeit drängen verschiedene junge Fintechs auf den Markt, die auch im Bereich der Geschäftskonten den Markt umkrempeln. Zusätzlich gibt es verschiedene Filialbanken, die eher als klassische Hausbanken fungieren und Online- bzw. Direktbanken, die wie die Fintechs keine Filialen betreiben. Vorteilhaft wirkt sich dies meist vor allem auf die Kosten aus – die Leistungsseite ist deswegen aber teilweise eingeschränkt.
Während es für Nutzer eines privaten Girokontos meist einfacher ist, auf Filialen zu verzichten, kann das für Unternehmer zu Problemen führen. Beispiel sind hier Bargeldeinzahlungen. Diese sind für manche Arten von Unternehmen von hoher Bedeutung für den Geschäftsalltag – beispielsweise in der Gastronomie – und machen deswegen Filialen mit ihren Einzahlungsmöglichkeiten notwendig. Auch mit der Perspektive auf Finanzierungen – zum Beispiel, um zu expandieren – kann es sinnvoll sein, sich nach einer Bank mit einem großen Leistungsumfang unter einem Dach umzuschauen.
(Versteckte) Kosten bei einem Geschäftskonto
Wie du an unserem Geschäftskonto-Vergleich sehen kannst, können nach der Eröffnung von einem Firmenkonto hohe Kosten auf dich zukommen. Wer nach einem kostenlosen Geschäftskonto sucht, wird hauptsächlich bei Direktbanken und Fintechs fündig, die kein Filialnetz betreiben. Durch die so eingesparten Kosten können sie Geschäftskonto im Vergleich zu Filialbanken günstiger anbieten.
Unterschiede existieren allerdings nicht nur zwischen den beiden großen Gruppen Filialbanken und Direktbanken oder zwischen Anbietern innerhalb einer dieser Gruppen. Auch innerhalb ein und desselben Kreditinstitutes findest du verschiedene Kontomodelle, die teilweise durch erhebliche Kostenunterschiede gekennzeichnet sind. So gibt es beispielsweise bei der Commerzbank verschiedene Geschäftskonten, deren Grundgebühr im Jahr zwischen ungefähr 150€ und ungefähr 360€ beträgt.
Unterschiede bestehen zwischen einzelnen Banken zudem, wenn es um die kostenfreie Bargeldverfügung geht. Während du bei manchen Bank einige kostenlose Abhebungen frei hast und ab einer bestimmten Anzahl Gebühren bezahlen musst, ermöglichen dir andere Institute dauerhaft den kostenlosen Bargeldbezug. Außerdem bieten manche Banken eine kostenlose Kreditkarte an, andere verlangen hohe Gebühren oder verzichten ganz auf die Ausgabe. Ähnlich sieht es bei der Girocard aus. Ob kostenlos, mit Gebühren um die 15€ oder gar nicht (dann aber durch eine Kreditkarte ersetzt): Vieles ist hierbei möglich.
Zu den wichtigsten Kostenpunkten eines Firmenkontos zählen diese:
Kontoführungsgebühr
Diese kann von 0 bis an die 300€ pro Jahr liegen. Gerade bei den günstigsten Angeboten sollte überprüft werden, ob diese wirklich komplett kostenlos sind oder die Kosten an anderen Stellen wieder hereingeholt werden.Beleglose/beleghafte Buchungen
Auch hier schwanken die Preise enorm. Beleglose Buchungen bezeichnen digital durchgeführte, während beleghafte zum Beispiel per Überweisungsträger durchgeführt werden. Gerade beleghafte Überweisungen können sehr schnell teuer werden (der Anbieter bunq nimmt für beleglose Buchungen beispielsweise 0,10€ und die Commerzbank 2,50€ je beleghafter Buchung).Aus- und Einzahlungen
Hier kommt der Unterschied zwischen Filial- und Direktbanken zum Tragen, da insbesondere Bareinzahlungen bei den letzteren oftmals teuer sein können. Das Fintech Bunq nimmt zum Beispiel 2,5% auf einen Betrag über 100€ . Das gleiche gilt für Barauszahlungen.Kartengebühren
Bei den Kartengebühren können sich ebenso Kosten verstecken. Gerade Zweit- und Drittkarten, die im geschäftlichen Bereich vonnöten sein können, sind oft mit Entgelten belegt.(Sepa-) Lastschrift
Der Einzug von Lastschriften kann gerade dann, wenn du viele Kunden hast, durch die Regelmäßigkeit zu einem wichtigen Kostenfaktor werden. Die Postbank berechnet beispielsweise hier 0,22€ pro Lastschrifteinzug von Geschäftskunden.Überweisungen (Ausland/Echtzeit)
Ganz besonders im Geschäftsbereich spielen Überweisungen eine bedeutende Rolle. Dementsprechend fallen die Kosten für diese ins Gewicht. Hier sind Auslandsüberweisungen als spezieller Kostenfaktor zu nennen, falls internationale Transaktionen getätigt werden. Teilweise sind Echtzeit-Überweisungen von zusätzlichen Gebühren betroffen – die Deutsche Bank nimmt beispielsweise 0,35€ pro Echtzeit-Transaktion von Geschäftskunden.
Stand: 09/21
Kosten eines Geschäftskontos finden
Die jeweiligen konkreten Kosten und Konditionen eines Firmenkontos erfährt man auf den Infoseiten der Banken oder im Preis- und Leistungsverzeichnis des jeweiligen Anbieters.
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Viele Kreditinstitute unterteilen ihre Übersicht in Privat- und Geschäftskunden. Mithilfe unseres Geschäftskontovergleichs entdeckst du schnell und einfach all jene Firmenkonten, die zu deinem Unternehmen passen. Unter diesen Angeboten findest du dann dein günstiges Geschäftskonto, das deinen Anforderungen am ehesten gerecht wird.
Was sonst noch bei einem Geschäftskonto wichtig ist
Da ein Geschäftskonto meist aufwändiger zu eröffnen ist und viele Transaktionen davon abhängen, spielen auch Fragen der Sicherheit und zusätzlicher Funktionen bei der Auswahl des richtigen Geschäftskontos eine Rolle.
Sicherheit
Insbesondere auf dem Feld der jungen Fintechs sind Sicherheitsfragen für Unternehmer sehr relevant. Wie steht es um die Transparenz? Ist das Fintech vielleicht nur von kurzer Lebensdauer und das Firmenkonto muss in einigen Jahren wieder umgezogen werden? Wer steht hinter dem Anbieter?
Gerade hier kommt der Unterschied zwischen Direktbanken und Fintechs auf der einen Seite und klassischen Filialbanken auf der anderen Seite zum Tragen. Letztendlich ist die Entscheidung, welches Modell besser zu einem passt, eine Frage der Präferenz und auch der Kosten. Gerade junge Gründer wünschen sich ein flexibles Online-Geschäftskonto und umgeben sich gerne mit dem Chic eines Fintech-Kontos und seiner Vorzüge, während andere Unternehmer eher die klassischen Beratungsdienstleistungen bei einer Filialbank zu schätzen wissen.
Zusätzliche Funktionen (Buchhaltung & Co.)
Gerade Online-Banken, die viel wert auf die digitalen Eigenschaften ihrer Geschäftskonten Wert legen, bieten eine Vielzahl an Zusatzfunktionen an. Gerade im Buchhaltungsbereich können viele Prozesse durch Kompatibilität mit Buchhaltungssoftwares stark vereinfacht werden. Auch im Steuerbereich tut sich hier viel.
Weitere mögliche Zusatzfunktionen beinhalten:
Multiwährungskonto
Unterkonten
Integration eines Rechungssystems
Auftragsmanagement
Tags für Transaktionen
Wer an diesen Funktionen interessiert ist, sollte sich im Einzelfall nach dem passenden Konto erkundigen.
So kannst du ein Geschäftskonto eröffnen
Wenn du ein Geschäftskonto eröffnen möchtest, stehen dir im Grunde dieselben Wege wie bei einem normalen Girokonto für den privaten Gebrauch zur Verfügung. Da Direktbanken keine Filialen beziehungsweise im besten Fall lediglich Standorte ohne Kundenservice betreiben, ist die Online-Eröffnung dort der einzige Weg. Bei Filialbanken steht dir theoretisch noch der Gang in eine Filiale in deiner Nähe zur Auswahl. Allerdings bieten dir mittlerweile etliche Filialbanken die Chance, dein Geschäftskonto online zu eröffnen. Du füllst den Antrag im Internet aus, druckst ihn in guter Qualität aus und führst die Legitimation via PostIdent durch.
Je nach Unternehmensform benötigst du im Vergleich zu einer Girokonto-Eröffnung allerdings einige Dokumente mehr. Hier der Überblick über alle benötigten Dokumente:
Name, Geburtsort/-datum und Anschrift sowie
Name, Branche und Rechtsform des Unternehmens müssen unabhängig von der Bank und Rechtsform immer bereitgestellt werden.
Freiberufler brauchen des Weiteren lediglich ein Ausweisdokument. Kleingewerbler zusätzlich die Gewerbeanmeldung.
Personalgesellschaften (OHG, KG, etc.) benötigen Ausweisdokumente aller ihrer Gesellschafter und außerdem den betreffenden Auszug aus dem Handelsregister und ihren Gesellschaftsvertrag. GbR brauchen keinen Auszug aus dem Handelsregister.
Auch Kapitalgesellschaften müssen alle diese Dokumente vorlegen. Ausweisdokumente werden hier von den im Handelsregister geführten Personen benötigt. GmbHs in Gründung müssen den Auszug aus dem Handelsregister nicht vorlegen.
Bedenke aber, dass die benötigten Dokumente von Bank zu Bank unterschiedlich sein können. Informiere dich daher, indem du dort anrufst, eine E-Mail schreibst oder falls möglich einfach in einer Filiale vorbeischaust.
Ratgeber zu einzelnen Geschäftskonten
Wir haben uns viele verschiedene Geschäftskonten einmal genauer angesehen. Wie das jeweilige Geschäftskonto im Test abgeschnitten hat, welche Stärken und Schwächen es besitzt und wie der Eröffnungsprozess vonstatten geht, kannst du hier erfahren: